Kabineti i Kryetarit
DETYRAT E SHEFIT TË KABINETIT DHE ZEDHËNËSIT TË SHTYPIT:
Kabineti ka për detyrë përgatitjen e materialeve dhe plotësimin e kushteve të përshtatshme për zhvillimin normal të veprimtarisë së përditshme të Kryetarit, sipas agjendës së caktuar dhe miratuar paraprakisht prej tij.
Kujdeset për ndjekjen e programeve vjetore dhe periodike për të gjithë veprimtarinë e aparatit, në zbatim të realizimit të misionit të Bashkisë, si dhe për ndjekjen e plotësimit të detyrave të përcaktuara.
Ndjek, monitoron dhe raporton para institucionit të Kryetarit ecurinë e zbatimit të politikave të Bashkisë.
Organizon punën për evidentimin, sistemimin dhe trajtimin e korrespondencës që i vjen Kryetarit.
Organizon punën që veprimtaria e Kabinetit të jetë në përputhje me vizionin e Kryetarit dhe politikat e zhvillimit të fushave që mbulon Bashkia.
Kontrollon punën dhe koordinon veprimtarinë e të gjithë stafit të Kabinetit.
Organizon punën në përputhje me agjendën e Kryetarit dhe plotësimin e detyrave që rrjedhin prej saj.
I parashtron Kryetarit mendime për çështje të ndryshme, të rëndësishme, të punës së përditshme.
Plotëson në kohë të gjitha detyrat që i ngarkohen nga Kryetari i Bashkisë.
Merr korrespondencën ditore që hyn në Bashki, drejtuar Kryetarit, seleksionon dhe kartelizon materiale të rëndësishme, me të cilat duhet të njihet Kryetari dhe praktikat e tjera, duke dhënë dhe porositë e rastit, adresuar drejtorive përkatëse.
Ndjek agjendën e Kryetarit.
Harton tematikën vjetore të veprimtarisë së Kabinetit.
Ndjek porositë e Kryetarit për kërkesë-ankesat e sigluara, deri në finalizim të tyre, duke angazhuar, sipas rastit, drejtoritë përkatëse ose institucionet vartëse.
Ndjek funksionimin dhe eficencën e institucioneve vartëse të Bashkisë, si: Qendra Kulturore e Bashkisë, Klubi i Sportit etj.
Ndjek funksionimin e Bordit për Shqyrtimin dhe Vlerësimin e Projekteve (Aksionet kryesore kulturore-artistike-rinore-sociale, etj., me bashkëfinancim nga Bashkia).
Ndjek monitorimin e mediave, kryesisht në relacionin me Kuçovën (mediat lokale, kombëtare dhe Bashkia Kuçovë).
Realizon koordinimin e punës së strukturave të Bashkisë me mediat për:
- Prononcime tematike në media nga Drejtoritë/zyrat e Bashkisë Kuçovë
- Reagimet zyrtare në media për kritikat dhe atakimet e mundshme sipas sektorëve
Harton dhe shpërndan në organe të ndryshme mediatike (RadioTV, Gazeta të printuara, Portale online) sipas rastit:
- Komunikata për Shtyp, Njoftimeve për Shtyp etj., lidhur me zhvillimet në Bashkisnë Kuçovë.
Përgatit Konferenca periodike për Shtyp të Kryetarit të Bashkisë për mediat lokale ose kombëtare.
Koordinon punën, mbi bazën e politikave dhe prioriteteve të Bashkisë, për promocionin mediatik me redaksitë e gazetave dhe TV.
Monitoron dhe sugjeron plotësimin, freskimin dhe pasurimin e Faqes së Internetit të Bashkisë (www.bashkiakucove.gov.al)
Monitoron dhe sugjeron funksionimin dhe diversifikimin e stimujve në fusha të ndryshme (medalione/konkarta, etj.) me logon e Bashkisë, sipas fushave dhe kontributeve, në përputhje me vizionin e Kryetarit të Bashkisë.
Ndjek funksionimin e Komisionit të Vlerësimit të Krijimtarisë Artistike (KVKA- strukturë ekzekutive e miratuar në këshillin bashkiak), duke u konsultuar sipas rastit me auditin dhe drejtorinë juridike të Bashkisë.
Ndjek punën e strukturave të Bashkisë për matjet dhe monitorimin e nivelin të kënaqësise së komunitetit dhe grupeve të ndryshme të interesit për shërbimet e ofruara nga administrata dhe specialistët e Bashkisë.
Ndjek zbatimin e masave të drejtorive për përmirësime, plotësime dhe forcimin e imazhit dhe kapaciteteve të manaxhimit për problematikat që shtrohen para Bashkisë.
Koordinon punën për promocionin mediatik e turistik gjithëvjetor të Sarandës dhe krijimin e imazhit shumëdimensional të punës së institucionit të Bashkisë dhe impaktet në përmirësimin e cilësisë së jetesës.
Zëdhënëse e Kryetarit
Është pjesë e strukturës së Kabinetit të Kryetarit.
Sistemon e rregjistron të gjitha materialet që qarkullojnë në Zyrën e Kryetarit të Bashkisë.
Organizon e siguron rregullsinë e hyrjes së të gjitha materialeve informative për Kryetarin.
Kontrollon praktikat shkresore të përgatitura për firmë të Kryetarit, (sheh e vlerëson cilësinë e përgatitjes, shoqërimin me kuadrin ligjor e standartin e konceptimit dhe, në konsultim me Shefin e Kabinetit, kur i vlerëson të rregullta, ia paraqet për firmë Kryetarit; në të kundërt, i kthen në drejtoritë përkatëse për plotësimet e nevojshme.
Evidenton dhe organizon realizimin e axhendës ditore të Kryetarit.
Nëpërmjet zyrës së protokoll-arkivës, pret dhe nis gjithë korrespondencën personale të Kryetarit.
Detyra të veçanta të specialistit
Krijon dhe lehtëson kontaktet, si dhe procesin e konsultimit dhe të këshillimit me publikun, për një qeverisje cilësore,
Identifikon problematikën që shqetëson komunitetin dhe paraqet para drejtorive dhe zyrave të Bashkisë sugjerime për përmirësimin e realiteteve të konstatuara.
Në bashkëpunim me Drejtorinë e Politikave Sociale të Bashkisë, mban në vëmendje problematikat sociale dhe përfshirjen e të rinjve të qytetit në projekte që kanë të bëjnë me mjedisin, kulturën, arsimin, etj.