Zyra e Informacionit dhe Marredhenieve me Publikun

Ç ‘është Zyra e Informacionit dhe Marrëdhënieve me Publikun?

Zyra që merret me këtë funksion mund të ketë emërtim të tillë ose mund të jetë “Koordinatori për të drejtën e informimit” (ose një njësi brenda institucioneve publike, bashkive etj) që:

• administron kërkesat për informacion publik;
• trajton komunikimet me qytetarët / publikun në lidhje me informacionet që institucioni ka ose prodhon;
• organizon mënyrën se si informacioni publikohet proaktivisht (pa kërkesë) dhe mënyrat e aksesimit;
• përmirëson transparencën dhe bashkëpunimin ndërmjet institucionit dhe komunitetit.

Kuadri Ligjor

1. Ligji Nr. 119/2014 “Për të Drejtën e Informimit” (me ndryshimet e bëra më vonë, përfshirë ligjin Nr. 78, datë 21.09.2023) — ky ligj përcakton të drejtën e qytetarëve për të marrë informacion publik nga autoritetet shtetërore dhe detyrimet që kanë institucionet në këtë drejtim.
2. Udhëzime për Koordinatorët për të Drejtën e Informimit — dokument që shpjegon rolin dhe përgjegjësitë e Koordinatorit, mënyrën e trajtimit të kërkesave për informacion, regjistrimin e tyre, transparencën dhe raportimin.
3. Ligji për Qeverisjen Elektronike Nr. 43/2023 — parashikon shpesh mënyrat elektronike të komunikimit, qasjen online, dokumentin elektronik dhe detyrimin për zhvillimin e shërbimeve elektronike nga autoritetet publike. Zakonisht Zyra e Informacionit punon shumë me instrumente elektronike për publikun.
4. Ligjet dhe rregulloret për përkrahjen e transparencës, llogaridhënies dhe për mbrojtjen e të dhënave personale — sepse kur publikohet informacion ose përgjigjen kërkesave, duhet të respektohen kufizimet ligjore që lidhen me informacionin e klasifikuar, të dhënat personale, sekretet tregtare, etj

Kompetencat dhe përgjegjësitë kryesore

Më poshtë janë kompetencat dhe përgjegjësitë që ligji dhe udhëzimet përcaktojnë për Zyrën (ose për Koordinatorin për Drejtë Informimit), si dhe për institucionin publik:

1. Caktimi i Koordinatorit për të Drejtën e Informimit
   • çdo autoritet publik duhet të ketë një nëpunës të caktuar si koordinator për implementimin e ligjit për të drejtën e informimit.
   • titullari i institucioni (drejtori, kryetari i bashkisë, ministri) duhet të njoftojë Komisionerin për emrin dhe kontaktet e këtij koordinatorit.

2. Trajtimi i kërkesave për informacion
   • Çdo person ka të drejtë të kërkojë informacion publik pa u detyruar të tregojë motivin.
   • Kërkesa duhet të registrohet menjëherë dhe t’i jepet numër rendor; institucioni duhet t’i përgjigjet brenda afateve që ligji parashikon.
   • Në rast refuzimi ose mospërgjigjeje brenda afatit, qytetari mund të ankimohet te Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale.
3. Publicimi proaktiv / transparenca
   • Autoriteteve publike u kërkohet të miratojnë dhe zbatojnë një “Program Institucional të Transparencës” — që përfshin informacionin që duhet bërë publik proaktivisht, kategoritë e informacionit dhe mënyrat e publikimit.
   • Institucioni duhet të mbajë një Regjistër të Kërkesave dhe Përgjigjeve për të gjitha kërkesat që vijnë për informacion, të përditësuar dhe të aksesueshëm për publikun.
4. Kufizimet dhe përjashtimet
   • Disa lloje informacioni mund të jenë përjashtuar nga ligji, p.sh. informacioni i klasifikuar, informacionet që prekin privatësinë, sekretet tregtare ose ato që lidhen me sigurinë publike.
   • Kur një kërkesë për informacion përfshin pjesë që janë të përjashtuara, pjesa tjetër që nuk është përjashtuar duhet të jepet.
5. Trajnime dhe bashkëpunim
   • Koordinatori dhe personeli i zyrës duhet të marrin trajnime për mënyrën e trajtimit të kërkesave, ligjet lidhur me informacionin, transparencën, mbrojtjen e të dhënave, dhe procedurat administrative.
   • Zyrat e Informacionit duhet të punojnë së bashku me strukturat që kanë përgjegjësi për komunikim, IT, juridik, arkivim, për të siguruar që informacioni është i saktë, i përditësuar dhe në formë të aksesueshme. (p.sh. publikimi në website, fizike, në mjediset pritëse të publikut)
6. Raportimi dhe monitorimi
   • Autoritetet publike duhet të raportojnë për përmbushjen e detyrimeve për të drejtën e informimit — regjistrimi i kërkesave, kohë reagimi, rastet e refuzimit, masat që janë ndërmarrë.
   • Komisioneri për të Drejtën e Informimit është institucioni që mbikqyr zbatimin e ligjit, shqyrton ankesa, vendos gjoba kur është e nevojshme.
7. Shpërndarja dhe aksesueshmëria e informacionit
   • Informacioni duhet të jetë në një format lehtësisht të lexueshëm, të aksesueshëm (faqe interneti, informacion publik në mjediset që qasen qytetarët).
   • Institucioni duhet të sigurojë që qytetarët e dinë se si të bëjnë kërkesë për informacion – formularë, procedura, afate.